ПОЛОЖЕНИЕ

об административном отделе

Управления Федерального казначейства

по Республике Мордовия

I. Общие положения

1.1. Положение об административном отделе Управления Федерального казначейства по Республике Мордовия (далее - Управление) - локальный нормативный акт, устанавливающий порядок образования, организацию работы, функции, права и обязанности, а также иные вопросы деятельности административного отдела Управления.

1.2. Административный отдел (далее - Отдел) является структурным подразделением Управления и создан для:

- осуществления функционирования единой системы организации делопроизводства Управления;

- материально – технического обеспечения деятельности Управления;

- технического обслуживания системы инженерного обеспечения Управления.

1.3. Отдел создается и ликвидируется в соответствии с организационно-штатной структурой Управления, утвержденной приказом Федерального казначейства.

1.4. Отдел в своей деятельности подчиняется непосредственно заместителю руководителя Управления, курирующему Отдел.

1.5. Отдел осуществляет свою деятельность:

- в соответствии с квартальными планами, утвержденными руководителем Управления;

- во взаимодействии с иными структурными подразделениями Управления в части возложенных на него функций и задач.

1.6. Отдел в своей деятельности руководствуется:

- Конституцией Российской Федерации;

- федеральными конституционными законами;

- Федеральным законом от 27 мая 2003 г. № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации»;

- Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;

- иными федеральными законами;

- указами и распоряжениями Президента Российской Федерации;

- постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации;

- нормативными правовыми актами Министерства финансов Российской Федерации;

- приказом Федерального казначейства от 18 апреля 2016 г. № 94 «Об организационно-штатной структуре управлений Федерального казначейства по субъектам Российской Федерации»;

- правовыми актами Федерального казначейства;

- иными нормативными правовыми актами о государственной гражданской службе, о труде, об охране труда;

- Положением о Федеральном казначействе;

- Положением об Управлении Федерального казначейства по Республике Мордовия;

- локальными нормативными актами Управления;

- приказами и поручениями руководителя Управления;

- настоящим Положением.

1.7. Работа Отдела организуется на основе планирования, прогнозирования вопросов служебной деятельности, персональной ответственности каждого сотрудника Отдела за состояние дел на порученном участке и выполнение отдельных поручений.

1.8. Изменения и дополнения в настоящее Положение утверждаются приказом руководителя Управления.

1.9. Отдел имеет две круглые печати с наименованием «Административный отдел» для административной деятельности, «Административный отдел № 2» для хозяйственной деятельности, также необходимые для работы штампы. Отдел в своей деятельности пользуется аббревиатурой «АО», за исключением использования её в проектах локальных нормативных актов Управления.

1.10. Настоящее Положение действует с момента утверждения его руководителем Управления.

II. Задачи отдела

Отдел является самостоятельным структурным подразделением Управления. Задачами Отдела являются:

2.1. Осуществление функционирования единой системы организации делопроизводства Управления;

2.2. Материально-техническое обеспечение деятельности Управления;

2.3. Техническое обслуживание системы инженерного обеспечения Управления.

III. Структура

3.1. Структура и штатная численность Отдела утверждается руководителем Управления согласно штатному расписанию.

3.2. Отдел возглавляет начальник, который назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя Управления в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

Начальник Отдела подчиняется непосредственно заместителю руководителя Управления, курирующему Отдел.

3.3. Начальник Отдела осуществляет общее руководство деятельностью Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач.

3.4. В структуру Отдела входят:

- руководство Отдела - начальник Отдела;

- сотрудники Отдела - заместители начальника Отдела и сотрудники Отдела, замещающие иные должности федеральной государственной гражданской службы.

3.5. Структура и штатная численность Отдела утверждается руководителем Управления по представлению начальника Отдела.

3.6. Начальник Отдела:

3.6.1. Руководит деятельностью Отдела и организует его работу в рамках возложенных на Отдел задач и функций.

3.6.2. Распределяет обязанности между сотрудниками Отдела.

3.6.3. Представляет руководителю Управления предложения о структуре и штатном расписании Отдела в пределах установленной численности и фонда оплаты труда.

3.6.4. Представляет руководителю Управления предложения по вопросам подбора и расстановки кадров в Отделе.

3.6.5. Представляет на рассмотрение и утверждение руководителю Управления Положение об отделе, должностные регламенты сотрудников Отдела, квартальные планы работы Отдела.

3.6.6. Организует качественное выполнение поручений руководства Управления, а также обеспечивает взаимодействие Отдела с другими структурными подразделениями Управления.

3.6.7. Обращается по вопросам деятельности Отдела к руководству Управления, соответствующим начальникам структурных подразделений Управления.

3.6.8. Разрабатывает (участвует в разработке):

- проекты приказов, положения, правила, инструкции.

3.6.8.1. Подготавливает следующие документы:

- протоколы, перечни, служебные письма, уведомления, докладные записки, пояснительные записки, объяснительные записки, анализы, справки, сводки, доклады, отзывы, списки и другие документы.

3.6.9. Вносит руководителю Управления предложения о поощрении сотрудников Отдела, а также о применении к ним дисциплинарных взысканий.

3.6.10. Участвует в совещаниях, проводимых Федеральным казначейством и Управлением.

3.6.11. Осуществляет контроль за соблюдением в Отделе правил и норм по охране труда и производственной санитарии.

3.6.12. Осуществляет другие функции в пределах компетенции Отдела.

3.7. Заместители начальника Отдела назначаются на должность и освобождаются от должности приказом руководителя Управления в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

3.8. На время отсутствия начальника Отдела (командировка, отпуск, болезнь и т.д.) его права и обязанности переходят к сотруднику, назначенному по приказу руководителя Управления.

3.9. Сотрудники Отдела назначаются на должность и освобождаются от должности приказом руководителя Управления в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

3.10. Должностные обязанности сотрудников Отдела определяются должностными регламентами, утвержденными руководителем Управления.

IV. Функции отдела

4.1. В рамках поставленных задач Отдел выполняет следующие функции:

- организует работу приемной руководителя Управления, заместителей руководителя Управления;

- обеспечивает прием, учет и регистрацию входящей корреспонденции, в том числе полученной по электронным каналам связи, а также учет, регистрацию и отправку исходящей корреспонденции, в том числе отправляемой по электронным каналам связи;

- организует выполнение в установленные сроки поручений руководителя Управления и контроль исполнительской дисциплины;

- разрабатывает и осуществляет мероприятия по сокращению документооборота;

- организует работу по рассмотрению устных и письменных обращений граждан и организаций;

- обеспечивает соблюдение установленного порядка работы с бланками документов и печатями Управления с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, а также со штампами Управления;

- осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности Управления;

- организует размещение на официальном сайте Управления в сети Интернет планов деятельности Управления и отчетов о результатах их выполнения, за исключением Плана Управления по исполнению Плана деятельности Федерального казначейства на соответствующий год и Основных мероприятий на соответствующий год по реализации Стратегической карты Казначейства России, а также отчета о результатах его выполнения;

- обеспечивает разработку проектов нормативов образования отходов, образующихся в процессе деятельности Управления, и лимитов на их размещение и организует производственный контроль в области обращения с отходами;

- организует хранение и учет материальных запасов и документальное оформление движения материальных запасов;

- осуществляет мониторинг и реализацию мероприятий по эффективному управлению имущественным комплексом Управления;

- осуществляет организацию автотранспортного обслуживания Управления;

- обеспечивает оформление прав на недвижимое имущество (государственную регистрацию) в установленном законодательством Российской Федерации порядке, в том числе оформление технической и иной необходимой документации на недвижимое имущество;

- осуществляет организацию и контроль за комплексным обслуживанием и содержанием зданий Управления в соответствии с техническими регламентами, правилами и нормами производственной санитарии и пожарной безопасности;

- осуществляет проведение мероприятий по охране труда и пожарной безопасности;

- организует и обеспечивает регламентно - профилактическое и ремонтно-восстановительное обслуживание систем электроснабжения, контроля доступа, газового и порошкового пожаротушения, пожарной и охранной сигнализации, системы видеонаблюдения, систем вентиляции, кондиционирования, системы автоматического диспетчерского управления (САДУ);

- организует регламентно - профилактическое обслуживание дизель-генераторных установок (ДГУ);

- организует хозяйственно-бытовое обеспечение деятельности Управления;

- обеспечивает формирование и свод данных Паспорта территориального органа Федерального казначейства, утвержденного приказом Федерального казначейства от 11 сентября 2014 г. № 198 «Об утверждении формы Паспорта территориального органа Федерального казначейства и Правил его заполнения», достоверное и своевременное его представление в Федеральное казначейство;

- обеспечивает достоверное и своевременное представление в Федеральное казначейство Паспорта здания (помещения, сооружения), земельного участка территориального органа Федерального казначейства, утвержденного приказом Федерального казначейства от 12 декабря 2013 г. № 291 «Об утверждении формы и Порядка заполнения Паспорта здания (помещения, сооружения), земельного участка территориального органа Федерального казначейства»;

- участвует в работе по своевременному планированию денежных средств на очередной финансовый год по статьям бюджетной классификации в пределах компетенции отдела;

- готовит технические требования по приобретению отдельных видов товаров, работ и услуг, закупаемых Управлением, в установленной сфере деятельности;

- в рамках компетенции подготавливает заявки в ФКУ «ЦОКР» на поставку товаров, выполнение работ (оказания услуг) для нужд Управления в порядке, установленном приказом Федерального казначейства;

- в рамках компетенции обеспечивает приемку товаров, работ, услуг и согласования актов сдачи-приемки товаров, работ, услуг по государственным контрактам, в части, не переданной ФКУ «ЦОКР»;

- в рамках компетенции организует взаимодействие Управления с ФКУ «ЦОКР» в порядке, установленном приказом Федерального казначейства;

- организует проведение периодических медицинских осмотров работников и диспансеризацию федеральных государственных гражданских служащих Управления;

- обеспечивает своевременное и полное рассмотрение обращений организаций и граждан в пределах компетенции Отдела и в соответствии с поручениями руководителя Управления (заместителей руководителя Управления), подготавливает проекты ответов заявителям по указанным обращениям в установленный законодательством Российской Федерации срок;

- осуществляет в пределах компетенции Отдела ведение делопроизводства;

- осуществляет внутренний контроль соответствия деятельности Отдела по исполнению государственных функций и полномочий требованиям нормативных правовых актов Российской Федерации, правовых актов Министерства финансов Российской Федерации и Федерального казначейства, иных документов, регламентирующих деятельность Управления, а также принятых управленческих решений в пределах компетенции Отдела;

- взаимодействует в пределах компетенции со структурными подразделениями Управления, центрального аппарата Федерального казначейства, МОУ ФК, территориальными подразделениями федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации, органами исполнительной власти субъекта Российской Федерации, органами местного самоуправления;

- осуществляет организацию ведения нормативно - справочной информации, относящейся к функциям Отдела;

- осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работы по комплектованию, хранению, учету и использованию документов, образовавшихся в ходе деятельности Отдела;

- обеспечивает, в пределах компетенции Отдела, выполнение норм и требований по защите сведений, составляющих государственную тайну, сведений ограниченного доступа, не составляющих государственную тайну, а также сведений ограниченного распространения, в случае, если предполагается защищать также и информацию ограниченного распространения с пометкой «Для служебного пользования»;

- обеспечивает исполнение технологических регламентов Федерального казначейства, относящихся к функциям Отдела;

- участвует в тестировании и внедрении прикладного программного обеспечения, используемого при реализации функций Отдела;

- участвует в мероприятиях мобилизационной подготовки и гражданской обороны Управления;

- обеспечивает соблюдения требований охраны труда и правил противопожарного режима в пределах компетенции Отдела;

- поддерживает контент сайта Управления в сети Интернет актуальном состоянии в пределах компетенции Отдела;

- участие в подготовке проектов правовых актов, регламентирующих деятельности Управления по работе официального сайта Управления в сети Интернет;

- участвует в информационном обеспечении работы официального сайта Управления в сети Интернет в части соблюдения процедур и сроков публикации информации и размещение информации в разделах «Анонсы», «Новости», «Публикации»;

- управляет в установленном порядке внутренними (операционными) казначейскими рисками в пределах компетенции Отдела;

- осуществляет иные функции в пределах компетенции Отдела.

V. Права

5.1. Работники Отдела имеют право:

- знакомиться с проектами решений руководства Управления, касающихся деятельности Отдела;

- вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы Отдела, а также иных структурных подразделений Управления по вопросам, относящимся к компетенции Отдела;

- требовать от руководителей структурных подразделений Управления исполнения приказов и распоряжений вышестоящих органов и приказов руководителя Управления по вопросам, относящимся к компетенции Отдела;

- требовать от структурных подразделений предоставления отчетов по вопросам, относящимся к компетенции Отдела;

- не принимать к исполнению и не визировать документы, противоречащие действующему законодательству, оформленные с нарушением порядка оформления и сроков предоставления, с сообщением об этом заместителю руководителя Управления;

- запрашивать от руководителей структурных подразделений Управления предоставления сведений и материалов, необходимых для выполнения служебных функций работников Отдела;

- осуществлять самостоятельно и привлекать, с согласия руководителей структурных подразделений Управления, работников этих подразделений при осуществлении мероприятий, проводимых Отделом в соответствии с возложенными на него функциями;

- участвовать в работе совещаний, конференций, а также созывать и проводить совещания по вопросам, входящим в компетенцию Отдела, привлекать в установленном порядке для участия в них работников структурных подразделений Управления, по согласованию с их начальниками;

- взаимодействовать со структурными подразделениями Управления, а также сторонними организациями по вопросам, касающимся его компетенции;

- выступать по доверенности представителем Управления по договорам, государственным контрактам на выполнение работ;

- принимать участие в комплексных проверках структурных подразделений, в пределах полномочий Отдела;

- участвовать в комиссиях по списанию материалов, запасных частей, горюче-смазочных материалов (ГСМ) и других расходных материалов;

- иные права, предусмотренные законодательством Российской Федерации, Положением об Управлении, настоящим Положением.

VI. Ответственность

Работа Отдела основана на основе текущего планирования; сочетания единоначалия в решении вопросов служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении; персональной ответственности каждого сотрудника Отдела за состояние дел на порученном участке и выполнение отдельных поручений:

6.1. Начальник Отдела и каждый работник Отдела несут персональную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за разглашение сведений, отнесенных к государственной тайне или являющихся конфиденциальными.

6.2. Работники Отдела несут ответственность:

- за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных должностным регламентом, в пределах, определённых действующим законодательством Российской Федерации;

- за разглашение сведений, составляющих государственную, служебную тайну, а также конфиденциальную информацию;

- за совершение в процессе своей деятельности правонарушения, в пределах, определённых действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

- несвоевременное и некачественное выполнение нормативных актов вышестоящих организаций, приказов, распоряжений руководства Управления;

- своевременное и качественное исполнение входящих документов;

- за несоблюдение правил Служебного распорядка Управления;

- за несоблюдение правил пожарной безопасности, производственной санитарии, неаккуратное обращение с материальными техническими средствами.

VII. Взаимоотношения и связи

с другими структурными подразделениями

7.1. Отдел в пределах своей компетенции взаимодействует с другими структурными подразделениями Управления.

7.2. Разногласия, возникающие между структурными подразделениями при исполнении поставленных перед ними целей и задач, разрешаются на уровне руководителя Управления и его заместителей.

VIII. Заключительные положения

8.1. Настоящее Положение вступает в силу с момента утверждения его руководителем Управления и действует до замены новым.